POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ON THE ROCKS · Servicio operado por ARTIFICE ICE COMPANY S.A.S.
Servicio comercial operado por ARTIFICE ICE COMPANY S.A.S.
NIT 901751863-1 · Barranquilla, Atlántico, Colombia
Versión 1.2 · Vigencia 2026-10-05 · Última actualización 2026-10-05
TABLA DE CONTENIDOS
1. Responsable del tratamiento
On The Rocks es el servicio comercial operado por ARTIFICE ICE COMPANY S.A.S., identificada con NIT 901751863-1, responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta o recibe en el desarrollo de sus actividades.
El responsable tiene domicilio en Barranquilla, Atlántico, Colombia, en CL 110 9 G 600 PAR LOGISTICO BAQ BG 10. Sus canales de contacto son info@artificecompany.com, 3186005073 y https://hieloontherocks.com. El área encargada de la atención de consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales es Atención al Cliente de ARTIFICE ICE COMPANY S.A.S., a través del correo info@artificecompany.com.
2. Objeto y ámbito de aplicación
Esta política explica cómo On The Rocks trata datos personales en el registro, autenticación, perfiles, direcciones, validación de cobertura, coordenadas confirmadas para entrega, pedidos, suscripciones, pagos, renovaciones autorizadas, entregas, soporte, comunicaciones operativas, trazabilidad y seguridad de la plataforma.
Una coordenada seleccionada o confirmada para ubicar una entrega se utiliza para ese propósito y para verificar cobertura; no equivale a seguimiento permanente de la ubicación del cliente ni a monitoreo continuo de sus movimientos.
3. Marco normativo
El tratamiento se desarrolla principalmente bajo el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, que compila disposiciones reglamentarias como las originadas en el Decreto 1377 de 2013. También se atienden las instrucciones y lineamientos aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Este marco reconoce el derecho de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellas y establece deberes para quienes recolectan, usan, almacenan, circulan o suprimen datos personales. La política resume esas reglas y no reproduce íntegramente las normas.
4. Definiciones
Titular es la persona cuyos datos son tratados; Responsable es quien decide sobre el tratamiento; Encargado es quien lo realiza por cuenta del responsable; Tratamiento comprende cualquier operación sobre datos personales. Dato personal es la información asociada o asociable a una persona natural. Dato sensible es el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Autorización es la manifestación previa, informada e inequívoca del titular cuando sea exigible. Transferencia es la comunicación a otro responsable y transmisión es la comunicación a un encargado para realizar el tratamiento.
5. Principios del tratamiento
On The Rocks aplica los principios previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 de acuerdo con la operación concreta del servicio:
- Legalidad: el tratamiento se realiza dentro del marco constitucional y legal aplicable.
- Finalidad: los datos se usan para fines determinados, legítimos y explicados en esta política, como gestionar cuentas, pedidos, pagos y entregas.
- Libertad: cuando se requiere autorización, esta se solicita previamente y no se presume por silencio o inacción.
- Veracidad o calidad: se procura que la información sea cierta, completa, exacta, actualizada y comprobable para la finalidad correspondiente.
- Transparencia: el titular puede conocer qué datos se tratan, para qué se usan y cómo ejercer sus derechos.
- Acceso y circulación restringida: el acceso se limita a quienes lo necesitan para la operación autorizada o tienen habilitación legal.
- Seguridad: se adoptan medidas razonables para evitar pérdida, adulteración, acceso o uso no autorizado.
- Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento deben mantener reserva sobre la información no pública, incluso después de terminar su relación con la actividad.
6. Datos que puede tratar On The Rocks
A. Cuenta e identificación
- Nombre, correo, identificador interno y datos necesarios para crear la cuenta, autenticar al usuario, recuperar el acceso y administrar el perfil.
B. Datos de contacto
- Correo electrónico y teléfono, cuando sean solicitados o necesarios para comunicaciones operativas, soporte y entrega.
C. Dirección y ubicación de entrega
- Dirección, ciudad, barrio o sector, tipo de inmueble, apartamento, casa o unidad, edificio, torre, bloque, condominio, local, indicaciones, alias y coordenadas seleccionadas o confirmadas. Se utilizan para verificar cobertura, programar y ejecutar entregas; no para seguimiento permanente de ubicación. Cuando el cliente registre el nombre o teléfono de un tercero para recibir un pedido, declara contar con su autorización para suministrarlos con esa finalidad.
D. Información comercial
- Preferencias operativas, productos, cantidades, precios, cobertura, suscripciones, ciclos y decisiones de renovación automática cuando se activan.
E. Pedidos y entregas
- Carrito, pedido, fecha y hora programadas, reprogramaciones, cancelaciones, estado de entrega, confirmaciones y notas necesarias para la operación.
F. Suscripciones
- Plan, ciclo mensual, entregas previstas, estado de la suscripción, renovación automática, cobros de renovación y estados operativos asociados.
G. Información relacionada con pagos
- Wompi procesa los pagos. On The Rocks no almacena el número completo de tarjeta, CVV ni credenciales bancarias completas. Puede conservar referencia, identificador de transacción, proveedor, monto, moneda, estado e identificadores técnicos relacionados con una fuente autorizada cuando sean necesarios para una renovación.
H. Información técnica y de seguridad
- La aplicación utiliza cookies necesarias para mantener la sesión y la autenticación, así como almacenamiento local y de sesión del navegador para funciones como el carrito, el proceso de compra, los borradores de dirección y ciertas preferencias técnicas. También puede tratar identificadores de sesión y eventos técnicos necesarios para la operación y seguridad del servicio.
I. Comunicaciones
- Mensajes relativos a registro, acceso, pedidos, pagos, suscripciones, renovaciones, entregas, reprogramaciones, cancelaciones, seguridad y atención de solicitudes.
J. Evidencia de autorizaciones y aceptaciones
- Documento aceptado, versión, fecha y contexto de aceptación, para demostrar qué información fue presentada y qué manifestación realizó el titular.
7. Datos sensibles
La Ley 1581 de 2012 considera sensibles, entre otros, los datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como información de salud, biométrica, orientación sexual, religión, ideología u origen étnico. La dirección, el historial de pedidos y la información de pagos no se clasifican automáticamente como datos sensibles por el solo hecho de ser privados o personales.
On The Rocks no solicita ordinariamente datos sensibles. El usuario debe evitar introducirlos innecesariamente en notas de entrega, campos libres o comunicaciones; si excepcionalmente se presentara un caso, se aplicarán las reglas especiales que correspondan.
8. Niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes tiene protección especial conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. On The Rocks no está diseñado para recopilar deliberadamente este tipo de información y atenderá cualquier situación identificada conforme al interés superior del menor, sus derechos fundamentales y la normativa aplicable. No se establece aquí una edad contractual distinta de la que resulte legalmente aplicable.
9. Finalidades
Gestión de cuenta
- Registrar usuarios, autenticar, administrar perfiles, recuperar acceso y mantener la continuidad de la cuenta.
Prestación del servicio
- Gestionar pedidos, suscripciones, ciclos, pagos y renovaciones expresamente autorizadas, así como mantener los registros necesarios de la relación comercial.
Logística y entrega
- Verificar cobertura, guardar direcciones, programar, ejecutar, reprogramar o cancelar entregas y confirmar su resultado.
Administración y seguridad
- Prestar soporte, prevenir fraude y abuso, proteger la plataforma, auditar operaciones, atender reclamaciones, cumplir obligaciones legales, contables o fiscales y defender derechos.
Comunicaciones operativas
- Enviar mensajes sobre registro, pedidos, pagos, suscripciones, renovaciones, entregas, reprogramaciones, cancelaciones y seguridad. Estas comunicaciones son necesarias para la operación y son distintas de las comunicaciones comerciales o publicitarias.
10. Comunicaciones comerciales y publicidad
La aceptación de comunicaciones comerciales o publicitarias no es requisito para comprar, pagar ni contratar una suscripción. Estas comunicaciones, cuando se realicen, estarán sujetas a una autorización separada cuando corresponda y contarán con mecanismos para retirar dicha autorización conforme a la ley.
11. Autorización y evidencia
Cuando la ley exige autorización, esta se solicita a más tardar al momento de recolectar los datos y se presenta de forma previa, informada, inequívoca y verificable. La autorización puede expresarse por escrito, oralmente o mediante una conducta inequívoca según el artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015; el silencio y la inacción no se consideran autorización, y las casillas no se presentan premarcadas.
On The Rocks conserva evidencia consultable de la aceptación, incluyendo el documento, su versión, la fecha y el contexto. Esta evidencia electrónica no se denomina firma digital certificada. Su conservación y consulta posterior se entienden sin perjuicio de las reglas sobre mensajes de datos de la Ley 527 de 1999.
12. Proveedores tecnológicos
La plataforma puede apoyarse en Supabase para autenticación, base de datos y servicios asociados; Vercel para infraestructura de despliegue; Wompi para procesamiento de pagos; Brevo para comunicaciones operativas; Geoapify para geocodificación; y MapLibre para la visualización cartográfica cuando corresponda.
Dependiendo del servicio prestado y de la relación contractual aplicable, cada proveedor puede actuar como encargado, responsable independiente u otro participante del tratamiento. La información se comparte solo en la medida necesaria para la finalidad correspondiente y bajo las salvaguardas aplicables.
13. Transferencias y transmisiones internacionales
Algunos proveedores tecnológicos pueden procesar información usando infraestructura ubicada fuera de Colombia.
Cuando exista una transferencia o transmisión internacional, se aplicarán las reglas del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y demás requisitos colombianos que resulten aplicables, junto con las salvaguardas contractuales, de seguridad y de selección de proveedores correspondientes.
14. Conservación
La información se conserva por el tiempo necesario para la finalidad que justificó su tratamiento, según la vigencia de la cuenta, pedidos, suscripciones, pagos, relación contractual, reclamaciones, defensa de derechos, trazabilidad operativa y obligaciones legales, contables o fiscales. No se establece un único plazo general para todas las categorías.
Cuando desaparezca la finalidad y no exista una obligación de conservación, la información podrá eliminarse, anonimizarse o bloquearse, según la naturaleza del dato y la normativa aplicable.
15. Seguridad
On The Rocks adopta medidas razonables para proteger la información. Estas medidas pueden incluir conexiones cifradas mediante el protocolo HTTPS, autenticación de usuarios, controles de acceso según el rol, reglas de seguridad en la base de datos, validaciones realizadas por la plataforma antes de procesar información, protección de credenciales y llaves de acceso, reducción de los datos recolectados a los necesarios, registros de auditoría y uso de proveedores especializados. Estas medidas buscan reducir los riesgos de pérdida, alteración, acceso o uso no autorizado, aunque ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta.
16. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede conocer y acceder a sus datos; actualizarlos y rectificarlos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a la información; presentar consultas y reclamos; pedir la supresión cuando proceda; revocar la autorización cuando jurídicamente sea posible; y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de cumplir el trámite previo exigible.
La supresión o revocatoria puede no proceder frente a información que deba conservarse por una obligación legal, contable, fiscal, contractual, probatoria o de defensa de derechos. En esos casos se limitará el uso a la finalidad que justifique su conservación.
17. Consultas
Las consultas sobre los datos personales se reciben en info@artificecompany.com. La solicitud debe permitir identificar al titular o su representante y explicar con claridad la información que desea conocer; puede adjuntar soportes razonables para verificar su identidad cuando sea necesario.
De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, la consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha, que no puede superar cinco (5) días hábiles adicionales.
18. Reclamos
En info@artificecompany.com pueden presentarse reclamos para solicitar actualización, rectificación o supresión, revocar la autorización cuando proceda o poner en conocimiento un presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012. La solicitud debe identificar al titular, describir los hechos, indicar la petición y aportar los documentos disponibles.
Si el reclamo está incompleto, se solicitará la subsanación dentro del término legal. Una vez recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda de reclamo en trámite cuando corresponda y se responderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recepción, con la ampliación legal aplicable cuando sea necesaria.
19. Superintendencia de Industria y Comercio
El titular puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el procedimiento aplicable.
20. Cookies y almacenamiento local
La aplicación utiliza cookies necesarias para mantener la sesión y la autenticación, así como almacenamiento local y de sesión del navegador para funciones como el carrito, el proceso de compra, los borradores de dirección y ciertas preferencias técnicas. Actualmente, On The Rocks no utiliza cookies publicitarias, herramientas de rastreo ni analítica de terceros.
El navegador puede limitar o eliminar estas tecnologías; algunas funciones podrían dejar de operar correctamente. Estas tecnologías no se utilizan para realizar seguimiento permanente de ubicación.
21. Modificaciones
La política puede actualizarse. Cada versión indica su fecha de vigencia y última actualización, y los cambios sustanciales se comunicarán por medios razonables antes de aplicarse cuando la normativa lo exija. Si una nueva finalidad requiere autorización, se solicitará una nueva manifestación del titular.
22. Vigencia
Versión 1.2. Fecha de entrada en vigencia: 5 de octubre de 2026. Última actualización: 5 de octubre de 2026. La política permanece vigente mientras no sea reemplazada por una versión posterior.
REFERENCIAS NORMATIVAS PRINCIPALES
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012, especialmente artículos 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 14, 15, 17 y 26.
- Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, especialmente artículos 2.2.2.25.2.2, 2.2.2.25.2.4, 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3.
- Decreto 1377 de 2013, en cuanto sus disposiciones se encuentran compiladas en el Decreto 1074 de 2015.
- Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos y conservación cuando resulte aplicable.
- Superintendencia de Industria y Comercio, lineamientos sobre protección de datos personales.
ENLACES RELACIONADOS
Política de tratamiento de datos de la SIC · https://sedeelectronica.sic.gov.co/politica-de-tratamiento-de-datos-personales
Quejas de datos personales ante la SIC · https://sedeelectronica.sic.gov.co/atencion-y-servicios-a-la-ciudadania/servicios/quejas-datos-personales